War einmal: Händisch erstellte Berichte und Bilderchaos in WhatsApp

 In Allgemein, Aus der Praxis, Word Export

Anfangs hatte Markus Kiefer nur nach einer Lösung gesucht, um dem WhatsApp-Dschungel aus Bildern zu entkommen.

Mit MemoMeister entwickelten sich für Markus daraus weitaus mehr Möglichkeiten, als „nur“ Struktur in das Bilderchaos bei Projekten zu bekommen.

Die Handys seiner Mitarbeiter stehen nicht mehr für ein Chaos in der Hosentasche und sein Bauleiter mit dem er zusammenarbeitet…

Markus Kiefer und sein Team von der montageschreiner kiefer schaffen durch ihre Schreinerarbeiten Räume in Ihrem zu Hause, die das Leben mit Qualität bereichern. Die Küchenmontage inkl. der Demontage ist darüber hinaus ein Kerngebiet des Teams.

Bei derart vielen Projekten ist eine Bilddokumentation mit Beschreibungen unerlässlich und dort lag auch das Problem.

Bilder über WhatsApp zu senden birgt, neben der DSGVO, weitere Probleme:

  1. Beschreibungen zum Foto können in WhatsApp zwar direkt beim Absenden des Fotos hinzugefügt werden, sind aber beim Herunterladen der Fotos nicht mehr Bestandteil. Nachträgliches erfassen ist notwendig.

  2. Die Fotos die das Team zu den Projekten erstellen, verursachen in der Galerie der Handys nach und nach ein Chaos von privaten und beruflichen Bildern. Es kann nur bei Fotos die man im Chat erhält festgelegt werden, diese nicht automatisch in der Galerie zu speichern. Nicht aber, wenn man selber Fotos erstellt.

  3. Fotos die über WhatsApp erstellt werden, werden für einen schnelleren Versand auf ein Minimum an Qualität reduziert. Nachträglich in das Foto zu zoomen, um ein wichtiges Detail zu erkennen endet in Raten und Vermuten.

Diese drei Probleme gehören bei Markus und seinem Team der Vergangenheit an!

Messenger vs. MemoMeister: beim Messenger droht wichtiges unterzugehen. Kommentare u. Hinweise fliegen wild im Chat herum.

Warum nicht nur der Bauleiter begeistert ist, sondern Markus auch noch viel Zeit (täglich 2 Stunden) und Nerven spart

Früher: für einen möglichst genauen Überblick für den Bauleiter hat Markus früher in nerviger Handarbeit (bei einem 4-Seitigen Bericht mit 12 Bildern):

  • Die Bilder mühsam und zeitaufwendig aus WhatsApp herausgesucht (24 min.).

  • Nachträglich die Beschreibungen wieder zusammengetragen (wer, wann, wie, wo, was) und hinzugefügt (48 min.).

  • In Word die Bilder eingefügt, Größe angepasst, Textfelder angepasst (35 min.).

  • Zwischendurch wurde der Bauleiter per E-Mail mit aktuellen Fotos der Baustelle auf dem Laufenden gehalten. Auch hier musste zu den Bildern wer, wann, wie, wo, was zusammengetragen werden. (13 min.).

Problem: extrem zeitaufwendig, bei Bilder und vielen Dateien zu einem Projekt entsteht eine hohe Datenmenge (die beim Bauleiter wegen des überfüllten E-Mail-Postfachs nicht durchgingen). Dateien mussten auf zwei E-Mails aufgeteilt werden. Erneute Gefahr von Unübersichtlichkeit.

Heute (täglich 2 Stunden weniger Arbeit):

  • Mit einem Klick generiert Markus Kiefer bei seinen Projekten automatisch einen Bericht aus den Fotos inkl. sämtlicher Beschreibungen.

  • Dateien zum Projekt wie Pläne und andere PDFs legt Markus direkt projektbezogen in der digitalen Baumappe ab und versendet diese wie Pierre Schreckert, über einen Downloadlink aus MemoMeister heraus an seinen Bauleiter. Volle E-Mail-Postfächer und aufgeteilte E-Mails sind Geschichte.

Problem: vorherige Probleme sind eliminiert und wertvolle Zeit gewonnen!

Die automatische Berichterstellung bringt für Markus noch weitere Vorteile:

Gleichzeitige Dokumentation und Absicherung bspw. wenn Schäden vorher vorhanden waren.

kann neben der kompletten Baumappe auch über einzelne Zwischenschritte einen Bericht erstellen.

Kann über die Beschreibungen im Bericht, auch Vorgehensweisen kommunizieren (bspw. Parkettboden abgeschliffen, Boden fertig, Oberflächen Bearbeitung erfolgt durch anderes Unternehmen).

In 15 Sekunden zu deinem Bericht – so geht`s:

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