Abschreiben fehl am Platz – Papier und Digitalisierung (k)eine Zerreißprobe?

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Wenn es um Digitalisierung geht, hört man nicht wenig oft die Worte „das papierlose Büro“. Herstellern von Ablagesystemen wie MAPPEI dürfte das gefühlt erst einmal die Druckerschwärze kalt ins Gesicht blasen. Tut es aber nicht und das aus gutem Grund.

Komplett papierlos zu sein klingt zunächst einmal schön und befreiend, kann man jedoch auch im heutigen Zeitalter von Digitalisierung fast immer noch als Utopie bezeichnen. Nicht der technischen Möglichkeiten wegen, aber allein schon der Art von Dokumenten wegen.

Aufbewahrungspflichtige und aufbewahrungswürdige Dokumente

Jürgen Jung, Geschäftsführer der MAPPEI-ORGANISATION unterscheidet hierbei zwischen aufbewahrungspflichtigen und aufbewahrungswürdigen Dokumenten.

Beispielsweise Gründungsunterlagen und Verträge, wie Kredit- oder Darlehensverträge. Oftmals ist es aber auch gar nicht möglich, ein Dokument zu digitalisieren, wenn die Echtheit des Dokuments sich durch seine Beschaffenheit, wie einem Wasserzeichen oder einer besonderen Papierstruktur auszeichnet, die dadurch verloren gehen kann.

In anderen Fällen hat man über Papierform oder nicht, schlichtweg aber auch gar keinen Einfluss. Teilweise sind es Unterlagen, die dauerhaft abgelegt gehören, wie Fahrzeugbriefe oder Renteninformationen (wohl kaum einer wird diese Unterlagen nach dem sie digitalisiert sind, wegschmeißen). Andere Schriftstücke wie z. B. Strafzettel, falls der Außendienstmitarbeiter oder Notdienst mal wieder schnell zur Stelle sein musste, dürfen nicht untergehen und müssen innerhalb einer bestimmten Frist bezahlt werden.

 „Papier so lange wie nötig – Digitalisierung so früh wie möglich“!

Nicht nur die verschiedenen Anforderungsprofile der Dokumente von langfristiger Aufbewahrung und schnell greifbar, erfordern ein flexibles Ablagesystem, das dem Nutzer ein sicheres Gefühl über seine Dokumente verschafft. Auch das Thema Zeitersparnis und Platz sparende Aufbewahrung spielen eine wichtige Rolle. Mit verschiedensten Organisationsmitteln bietet MAPPEI von der Arbeitsplatzorganisation über die Wiedervorlage bis ins Archiv den Anforderungen entsprechend die passende Lösung.

 

Auch für die Wiedervorlage gibt es mit MAPPEI Lösungen:

Angst vor Datenverlust? Digital und Analog können auch miteinander

Unabhängig davon, ob Dokumente und Informationen digitalisierbar sind oder nicht, spielt bei manch einem die Angst vor Datenverlust, Zugriff Dritter oder einfach nur der Gedanke daran, von Technik abhängig zu sein, eine nicht unwichtige Rolle.

Vorweg: das Schöne daran ist, das eine schließt das andere nicht aus. Gleichermaßen der Themenstrukturen des MAPPEI-Systems, können diese mit Tools wie MemoMeister in Mappen und Untermappen digital angelegt werden. Die bekannte Struktur des Ablagesystems findet sich so auch digital wieder und schafft dem Nutzer die vertraute Umgebung. Ob und was dann digital abgelegt wird, entscheidet der Nutzer, ohne dabei jedoch den Überblick zu verlieren. Mit Labels, wie die Reiter bei MAPPEI, verschlagwortet man Informationen exakt und macht diese problemlos auffindbar. Suchzeiten reduzieren digital wie analog.

Fazit

Papier und Digital können sehr gut parallel bestehen und letztlich obliegt es dem eigenen Nutzungsverhalten, welche Methode, oder auch Kombination, für einen am besten funktioniert. In jedem Fall sei gesagt: lieber den Papierflieger durch die Büroräume zu werfen, als das Smartphone mit dem Flugsimulator.

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