Tools fürs Handwerk: MemoMeister und WhatsApp – perfektes Zusammenspiel

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Nutzen deine Mitarbeiter und du zum Austausch von wichtigen betrieblichen Informationen den beliebten Messenger-Dienst WhatsApp? Nicht zuletzt seit Inkrafttreten der neuen DSGVO am 25. Mai 2018 wurde der Messenger-Dienst vor allem aufgrund der vielen Sicherheitslücken ins Kreuzverhör genommen. Doch was tun, wenn sich die Mitarbeiter zu sehr daran gewöhnt haben, die interne Kommunikation ausschließlich über WhatsApp laufen zu lassen?

Wir zeigen dir, worauf du als verantwortungsbewusster Handwerksmeister und WhatsApp-User achten musst und wie du mit dem MemoMeister-Tool eine wirklich sichere und datenschutzkonforme Alternative zu WhatsApp in deiner Firma etablieren kannst.

Das kannst du tun, wenn du auf WhatsApp nicht verzichten willst

Wenn du auf WhatsApp-Nutzung in deinem Unternehmen nicht verzichten kannst, solltest du dir bei der Auftragsannahme unbedingt die schriftliche Einwilligung deiner Kunden einholen, dass die persönlichen Kundendaten im Messenger verwendet werden dürfen. Dies setzt im Umkehrschluss voraus, dass alle im Betrieb dafür Sorge tragen müssen, dass in den Adressbüchern der Diensthandys nur Kontaktdaten von Kunden eingepflegt werden, die einer WhatsApp-Nutzung zugestimmt haben. Andernfalls erhält die Zentrale des Messengers (Facebook) per automatischem Adressbuch-Upload auch persönliche Daten von Personen, die nie ihre Zustimmung dazu erteilt haben. Dies wiederum kann dazu führen, dass du als Geschäftsinhaber abgemahnt wirst und mit einem Bußgeld rechnen musst.

Sicherheitsrisiko WhatsApp im Betrieb: Das solltest du als Unternehmer wissen

Für viele Inhaber eines Handwerkbetriebes stellt der allgegenwärtige Messenger WhatsApp einen wahren Segen dar. Nicht nur für die unternehmensinterne Kommunikation zwischen dem Chef und seinen Mitarbeitern, sondern auch im Informationsaustausch mit den Kunden hat sich der WhatsApp-Dienst in der Praxis durchaus bewährt.

Mit Inkrafttreten der EU-weit gültigen Datenschutz-Grundverordnung steht man als datenschutzbewusster Handwerker jedoch vor einem Problem: Wie seit einiger Zeit bekannt ist, schickt der Messenger sämtliche Kontaktdaten aus dem Adressbuch des Smartphones an die Facebook-Zentrale in den USA. Das Adressbuch eines Diensthandys kann aber durchaus auch Kunden und Kollegen enthalten, die der Weitergabe ihrer persönlichen Daten nicht zugestimmt haben. Hinzu kommt, dass eine Facebook-App, die ebenfalls installiert ist, direkten Zugriff auf alle WhatsApp-Inhalte hat und diese möglicherweise auf unzulässigem Wege auswertet und an Facebook schickt.

Was ist eine sichere Alternative zu WhatsApp?

In einem aktuellen Beitrag (Sicherheitslücke in Facebook) haben wir bereits darauf hingewiesen, dass du dich mit dem Messenger in der Unternehmenskommunikation auf juristisch sehr wackeligem Boden befindest. Mit unserem Profitool MemoMeister bieten wir dir eine echte Alternative an. Es handelt sich dabei um eine universelle App für Handwerker, die eine perfekte Kommunikationslösung mit den Fähigkeiten eines üblichen Messengers ausgestattet ist. Die MemoMeister-App kann jedoch noch viel mehr: Sie dient gleichzeitig als Dokumentationswerkzeug für die mobile Baustellendokumentation. Denn darin können Handwerker zu jedem einzelnen Arbeitsvorgang Memos erstellen und Bilder sowie PDF-Dateien (Baupläne usw.) kommentieren. Eine der elementarsten Funktionen ist die automatische Verschlagwortung. Die Memos sind archiviert und dienen der späteren Nachvollziehbarkeit eines Arbeitsablaufs. Persönliche Filter sorgen dafür, dass nur Mitarbeiter die Baustellendokumentation sehen können, die in das jeweilige Projekt involviert sind.

Warum ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) im Handwerk nötig ist

Eine vielseitig verwendbare Suchfunktion macht es jedem im Handwerksbetrieb leicht, sämtliche Daten schnell auffindbar zu machen. Darüber hinaus ist es möglich, externen Mitarbeitern vorübergehend projektbezogene Zugriffserlaubnisse zu erteilen. Ein weiteres Plus (gerade in Hinblick auf Whatsapp) jedoch ist: Sämtliche Daten werden durch die App für Handwerker auf einem sicheren Server in Deutschland gespeichert, auf den nur die Mitarbeiter deines Unternehmens Zugriff haben. Mit MemoMeister kannst du einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) abschließen, um zumindest die Risiken der DSGVO zu minimieren.

Niemand außer dir und deinen Kollegen kann die Daten auslesen und weiterverarbeiten. Das gibt ein gutes Gewissen und das beruhigende Gefühl, den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung Genüge zu tun. Zum Schutze deiner Unternehmensdaten und erst recht der personenbezogenen Daten deiner Mitarbeiter und Kunden. Unsere App für Handwerker macht Schluss mit dem ungewollten Versenden von Projekt- und Kundendaten auf weltweite Server außerhalb deines Einflussbereichs.

WhatsApp passt perfekt zu MemoMeister – nutze das Beste aus beiden Welten!

Natürlich ist es schwer, auf die Messenger-Dienste komplett zu verzichten, wenn die bisherige Kundenkommunikation auf eingerichtete WhatsApp-Gruppen basiert. Es gibt durchaus ein nützliches Zusammenspiel zwischen MemoMeister und dem WhatsApp-Messenger: Beide Apps können Bilder untereinander teilen. Dies ist dann praktisch, wenn ein Mitarbeiter einem Kunden den Fortschritt einer Baustellendokumentation, die in MemoMeister geführt ist, mitteilt. Dies wiederum kommt dem Ansehen deines Unternehmens zugute, denn informierte Kunden sind zufriedene Kunden.

Fazit:

Jeder Messenger dient dem Kurzzeitgedächtnis und der Kundenkommunikation. Unser MemoMeister-Profitool dagegen dient der langfristigen und strukturierten Dokumentation der Aufträge und Kommunikation.

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