Mobiles Büro im Handwerk: Muss das wirklich sein?

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Büroarbeit auf der Baustelle: Mobiles Büro

Als Inhaber oder Mitarbeiter eines Handwerkunternehmens siehst du deine Arbeit nicht nur als Beruf, sondern als Berufung. Und natürlich möchtest du mit deinen Kollegen etwas bewegen. Da ist es nur zu verständlich, dass du gemeinsam mit deinem Team am Geschehen draußen vor Ort teilhaben möchtest. Für Büroarbeit ist da natürlich wenig Zeit – und wenn, dann meist nach Feierabend, den man als selbstständiger Handwerksmeister eh nie hat. Eine pragmatische Lösung wäre ein mobiles Büro. Aber mal ehrlich: Haben du und deine Mitarbeiter Lust, sich draußen auf der Baustelle mit technischen Dingen wie Laptops, nicht richtig funktionierenden Programmen und widerspenstigen Internetverbindungen herumärgern zu müssen? Ihr habt wirklich Wichtigeres zu tun!

Mobiles Büro: Last oder Lust?

Auch im Handwerk geht nichts ohne Dokumentation: Aufmaße müssen aufgenommen, Aufträge an Kollegen delegiert, Projekte beim Kunden abgenommen und fertige Arbeitsschritte zur Abrechnung ans Büro übermittelt werden. All diese Dinge sind geradezu dafür prädestiniert, im Rahmen der digitalen Transformation in der Arbeitswelt auf elektronischem Wege abgewickelt zu werden. Aber ob der Weg, diese Verwaltungsangelegenheiten z.B. im Bauwagen mit tragbaren Computern abzuwickeln, die Motivation der Kollegen und des Chefs steigern können, darf bezweifelt werden. Und ob man Aufmaße oder Materiallisten auf der Baustelle auf Papier oder einem Tablet-PC aufnimmt, macht letztendlich keinen großen Unterschied.

Motivation der Mitarbeiter – (k)eine große Kunst

Es fällt nicht schwer, sich vorzustellen, dass sich ein Kollege auf dem Bau damit schwertut, sich während oder nach der Arbeitszeit in ein mobiles Büro setzen zu müssen, um sein Tagwerk zu dokumentieren. Und dies womöglich noch abgearbeitet, staubig und verschwitzt. Der Feierabend, die Dusche und die Familie rufen – und da soll man noch Dinge übernehmen, für die eigentlich der Chef und/oder seine Leute im Büro zuständig sind? Nicht gerade ein Faktor, der die Stimmung am Arbeitsplatz hebt. Aber es gibt eine Lösung für dieses Problem, die noch dazu die Effizienz der Handwerker und damit des ganzen Unternehmens steigert: unseren MemoMeister, eine Lösung speziell für das Handwerk.

Unternehmerisch sinnvoll: Projektdokumentation auf dem Smartphone

Die App und Web Anwendung hilft dabei, Zeit zu sparen, ohne zusätzlich investieren zu müssen. Smartphones sind heute bei Jedermann flächendeckend verfügbar und sollte ein Kollege noch keins haben, so stellt eine Anschaffung das Unternehmen nicht vor unlösbare Probleme. Das Smartphone hilft mit der MemoMeister-App, alle wichtigen Arbeitsschritte im Außendienst zu dokumentieren und eine Projektstruktur aufzubauen. Deine Mitarbeiter fotografieren ihre Tagesberichte blitzschnell ab und übermitteln diese Information in Sekundenschnelle ans Büro, wo er sofort weiterbearbeitet wird. Eine Bemängelung kann mit wenigen Klicks mit den dafür zuständigen Mitarbeitern geteilt und weiterbearbeitet werden. Baufortschritte, Kundenwünsche und kurze Anleitungen können als Foto oder Video in Windeseile erstellt und in die MemoMeister Cloud hochgeladen werden. Dies alles geschieht im Handumdrehen. Die Gewöhnungsphase an das neue Werkzeug ist kurz. Danach macht es sogar richtig Spaß, mit dem Tool umzugehen! Nicht zuletzt auch deshalb, weil man dank MemoMeister schneller in den Feierabend gehen kann.

Entlastung der Mitarbeiter

Mit MemoMeister können deine Mitarbeiter sich auf das konzentrieren, was sie am besten können – und wofür sie letztendlich bezahlt werden. Deine Handwerkskollegen im Außendienst müssen sich nicht mehr mit zeitraubender Bürokratie beschäftigen, die nicht zu ihren eigentlichen Aufgaben gehören. Gleichzeitig lernen deine Kollegen, verantwortungsvoll mit Firmen- und Projektdaten umzugehen. Sämtliche Protokolle bleiben in der unternehmenseigenen App und werden nicht mehr (weil es ja so einfach ist) auf datenschutzrechtlich bedenklichem Wege per WhatsApp übermittelt – da landen ein Foto oder ein Bauprotokoll schnell mal dort, wo sie nicht hingehören. Verantwortung in der Digitalisierung ist nicht allein Chefsache, sondern funktioniert nur im Team!

Alternativen zur Büroarbeit, die richtig Zeit sparen

MemoMeister stellt den Mitarbeiter in den Mittelpunkt. Vom Aufnehmen eines Fotos, das den Abschluss eines Teilprojektes dokumentiert, bis zur geschriebenen Rechnung vergehen im Optimalfall nur noch 20 Sekunden. Du als Chef musst dich nicht mehr um alles kümmern, dafür ist die Informationsflut einfach zu groß. Mit der MemoMeister-App (iOS und Android)hast du die Möglichkeit, sämtliche Aufträge in die Hände deiner Kollegen zu legen. Sie nehmen – quasi nebenbei – alle wichtigen Daten ihrer Arbeit in einer sinnvollen Projektstruktur auf. So bleibt dir mehr Raum für andere Dinge und dennoch kannst du jederzeit den Status deiner Aufträge mitverfolgen.

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