Berge von WhatsApps hatten meine Zeit gefressen

Eine fehlende mobile Projektstruktur hat Tilo Bergmann, Geschäftsführer von Bergmann Elektrotechnik aus Stuttgart durch Berge von WhatsApp Nachrichten die Zeit gefressen. Selten kam auf eine Frage eine derart kurze und gleichermaßen klare Antwort. Bei Tilo Bergmann, Geschäftsführer und verantwortlich für Vertrieb, Mitarbeiter Recruiting & Strategie, bestand die Antwort auf die Frage „warum habt ihr euch für MemoMeister entschieden?“ aus exakt fünf Buchstaben und einem Fingerzeig auf sein Smartphone.

Zu viele Nachrichten die keine Projektrelevanz haben

Bergmann Elektrotechnik ist seit 1978 ein kompetenter und zuverlässiger Partner in den Bereichen Elektrotechnik, Netzwerktechnik, Fernmeldetechnik, Gebäudetechnik und Photovoltaik im Raum Stuttgart. Entsprechend viele Projekte und Arbeiten gibt es täglich zu erledigen.

Mit einem auf der Grundlage eines Messenger basierten Tools schickt das Team Informationen zu den Projekten in einzelnen Chats herum. Einfach & schnell.

Fotos, Informationen über zusätzliche Kundenwünsche oder Änderungen, finden so in den einzelnen Chats scheinbar ein sicheres Zuhause. Und weil es so einfach & schnell geht, teilt man evtl. kurzerhand noch mit dass man gerade im Stau steht und sich verspätet. Emoji mit Daumen hoch vom Kollegen zur Kenntnisnahme, folgt als Antwort. Da freut sich das Chat-Herz und zeigt seine Liebe gleich mit einer stetig steigenden weißen Zahl im roten Gewand.

Daraus resultieren zwei Probleme

Problem 1: durch die Möglichkeit einfach & schnell Informationen und Inhalte in Chats zu teilen wird oft nicht darüber nachgedacht, was wirklich für das Projekt und die Dokumentation relevant ist.

Problem 2: in den einzelnen Chats wandern wichtige Informationen durch weitere Nachrichten (auch nur durch Emojis und Co.) immer weiter nach oben. Die Suche, egal ob durch das Scrollen oder der Eingabe in das Suchfeld, wird zum Zeitfresser.

Es sind genau diese Thematiken wo aus einer einfachen & schnellen Anwendung, eine schnelle Anwendung mit zu vielen und unübersichtlichen Inhalten machen.

Ein harter Schnitt ist nicht notwendig

Bei MemoMeister wurde genau aus diesen Gründen, bewusst auf eine Messenger-Funktion verzichtet. In MemoMeister lassen sich über die Kommentarfunktion zusätzliche Informationen zu Vorgängen oder Bildern immer direkt am Projekt erfassen. Welche Informationen teile ich innerhalb des Projektes, werden so automatisch bewusster durchgeführt.

Muss und soll ich jetzt ein Messenger basierendes Tool direkt und unmittelbar eliminieren?

Das hängt ganz von den eigenen Prozessen und Vorstellungen ab. Sigurd Schmidt (seit 30 Jahren im Unternehmen) Elektromeister und technischer Ansprechpartner der Mitarbeiter bei Bergmann Elektrotechnik, hat sich im Vorfeld bereits Gedanken gemacht, wie bereits bestehende Prozesse vereinfacht werden können und dabei auch die Kommunikation durchleuchtet.

Im Falle von Bergmann Elektrotechnik wird der Messenger für den Anfang weiterhin für die Kommunikation und ausschließlich für die Kommunikation eingesetzt. Alle Informationen und Bilder die das Projekt direkt betreffen und für die Dokumentation von Bedeutung sind, werden nicht mehr Bestandteil im Messenger sein.

Dadurch wird sichergestellt, dass ausschließlich die Informationen und Dateien schnell zur Verfügung stehen und auffindbar sind, die unmittelbar für das Projekt relevant sind.

Sigurd empfiehlt im Vorfeld sich mit drei einfachen Schritte auseinanderzusetzen:

Schritt 1: Anforderungen definieren

Schritt 2: Für was möchte ich das Tool nutzen

Schritt 3: Für was möchte ich das Tool nicht nutzen

Konkret heißt Schritt 3 bei Bergmann Elektrotechnik z.B., dass Unterlagen wie Bestelllisten an denen sich ständig etwas verändert, nicht direkt in MemoMeister abgelegt werden. Über einen in MemoMeister hinterlegten Link zur Bestellliste wird dann innerhalb der Projektmappe einfach ein direkter Zugang geschaffen.

MemoMeister Abschluss-Tipp

Legt euch falls benötigt, eine extra Mappe an worüber ihr euch zu Themen austauscht, die nicht zwingend für die Dokumentation des Projektes relevant sind. Dort könnt ihr mit der Kommentarfunktion über das @-Zeichen bspw. bei einem Foto oder zu einer Textmemo, einen Kollegen direkt anschreiben.

Durch die aufgebaute Struktur schafft Tilo Bergmann eine klare Trennung zwischen Austausch zu dem Projekt und den relevanten Informationen für das Projekt.