So baust du deine erste digitale Baumappe

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Digitale Baumappe leicht gemacht. Mit dieser Anleitung zeigen wir dir, wie du in nur 6 Schritten eine digitale Baumappe mit MemoMeister erstellen kannst. Alles was du dazu brauchst: Ein paar Minuten deiner Zeit, dein Smartphone, einen PC und Internetzugang.

Schritt 1: Registriere deinen Betrieb bei MemoMeister

Bevor es überhaupt losgehen kann, benötigst du natürlich einen eigenen Firmenaccount. Das geht ganz einfach und dauert weniger als 3 Minuten!

So geht’s:

 Probiers gleich mal aus:

Schon hast du den Baustein für deine digitale Baumappe gelegt. Ab sofort kannst du alle Informationen, die du in MemoMeister hochlädst, jederzeit und überall abrufen!

Schritt 2: Erstelle deine Projektstruktur

Wenn du dich das erste Mal bei MemoMeister am PC einloggst, sieht das ungefähr so aus wie auf diesem Bild. Links siehst du eine Liste all deiner Baustellen und Projekte in sogenannten MemoMappen. Eine MemoMappe ist der zentrale Ablageort für alle Informationen zu einem bestimmten Projekt bzw. Thema. Lass uns gemeinsam deine erste MemoMappe anlegen:

Neuer Betrieb MemoMeister

So geht’s:

  • Klicke links oben auf das markierte Ordnersymbol  mit dem Text MemoMappen.
  • Gib deiner MemoMappe einen passenden Namen (wie z.B. Neubau Meyer).
  • Füge bei Bedarf eine Beschreibung hinzu, zum Beispiel die Adresse der Baustelle, Ansprechpartner oder Hinweise zur Parksituation.
  • Lege Labels fest. Diese Verschlagwortungen sind später automatisch an jedem Memo fest verankert, das du in dieser MemoMappe ablegst.

  Wozu das Ganze?

Labels helfen dir vor allem dabei, wichtige Informationen über die Suchleiste schnell wiederzufinden.

 Probiers gleich mal aus:

Öffne deine MemoMeister App  – auch dort ist deine MemoMappe automatisch gespeichert. Einmal angelegt ist deine Projektstruktur auf jedem Endgerät abrufbar.

Schritt 3: Erstelle dazugehörige Unterordner

Nachdem du eine MemoMappe angelegt hast, kannst du diese um beliebig viele Unterordner, sogenannte UnterMappen, erweitern. Das ist vor allem dann nützlich, wenn du an einem größeren Projekt arbeitest, das sich in verschiedene Bereiche untergliedert. Führst du beispielsweise verschiedene Sanitärarbeiten in einem Haus durch, kannst du deine MemoMappe Neubau Meyer mit den UnterMappen Küche, Bad, Wohnzimmer und Flur erweitern. Auf die gleiche Weise kannst du auch die Aufgaben im Büro unterteilen und sorgst mit Unterordnern wie Formulare, Bestellungen und Rechnungen für mehr Struktur.

UnterMappen erstellen MemoMeister

So geht’s:

  • Klicke am PC auf die drei Menüpunkterechts neben der MemoMappe.
  • Wähle Neue UnterMappen.
  • Gib einen Namen ein, füge eine Beschreibung hinzu und setze Labels – genau wie bei einer MemoMappe.

 Probiers gleich mal aus:

Damit steht dein Gerüst für eine strukturierte Arbeitsweise. Wenn du jetzt die MemoMeister App auf deinem Smartphone öffnest, siehst du alle UnterMappen auch dort automatisch synchronisiert. Ideal, um auch unterwegs jederzeit den Überblick zu behalten und wichtige Informationen mobil abzurufen!

Schritt 4: Erstelle aussagekräftige Memos

Jetzt kannst du auch schon die entsprechende MemoMappe auswählen und neue Memos darin ablegen. Aber was ist ein Memo eigentlich? Ein Memo ist eine innerbetriebliche Information, die es wert ist festgehalten zu werden. Mit einem Foto, Video, einer Textnotiz oder einem PDF-Dokument kannst du deine Mitarbeiter über wichtige Neuerungen, Reklamationen, Materialbestellungen, Baubehinderungen und vieles mehr sofort informieren. Dadurch ist jeder immer auf dem aktuellen Wissensstand.

Memo erstellen MemoMeister

So geht’s:

Am PC:

  • Klicke auf das Plus in der Web Anwendung.
  • Ziehe die gewünschte Datei per Drag & Drop in das leere Feld hinein oder füge sie per Klick hinzu.
  • Ergänze das Memo um eine passende Beschreibung und aussagekräftige Labels.
  • Klicke auf Memo hochladen .

Oder in der App:

  • Klicke in der App auf das Plus .
  • Nimm ein Foto/Video auf, wähle eine Datei aus deiner Galerie aus, lade ein PDF-Dokument hoch oder erstelle eine Textnotiz.
  • Ergänze das Memo um eine passende Beschreibung und aussagekräftige Labels.
  • Klicke auf Absenden.

 Wozu das Ganze?

Wir möchten nicht nur für eine einfache Dokumentation, sondern auch für eine reibungslose Kommunikation zwischen deinen Mitarbeiten und dir sorgen. Deshalb kannst du jedes Memo um eine passende Beschreibung ergänzen. So sieht jeder Mitarbeiter im Büro und unterwegs sofort, ob beispielsweise neues Material bestellt oder ein kaputtes Teil ausgetauscht werden muss und kann sofort reagieren. Außerdem kannst du jedes Memo mit aussagekräftigen Labels (zusätzlich zu den Labels der MemoMappe) verschlagworten. Das hilft dir, bestimmte Informationen projektübergreifend schnell wiederzufinden.

 Probiers gleich mal aus:

Als kleine Starthilfe kannst du mit diesem Formular üben. Lade dir das Dokument einfach herunter und ziehe es per Drag & Drop in MemoMeister rein. Schreibe noch einen kleinen Text und setze das Label Formular dazu. Fertig!

Schritt 5: Lade einen Mitarbeiter ein

MemoMeister vereinfacht nicht nur das Dokumentieren der Baustelle, sondern auch das Zusammenarbeiten im Team. Lade deshalb mindestens einen Mitarbeiter zu deinem MemoMeister Firmenaccount ein. Schnell werdet ihr feststellen, wie einfach es ist, euch untereinander mit MemoMeister über die wirklich wichtigen Dinge auszutauschen.

Nutzer einladen MemoMeister

So geht’s:

Am PC:

  • Klicke auf Benutzer einladen .
  • Gib die E-Mail-Adresse deines Mitarbeiters ein. Er erhält eine E-Mail, über welche er sich anmelden kann.
  • Oder über seine Telefonnummer: Dein Mitarbeiter installiert sich die MemoMeister App auf dem Smartphone, tippt dort auf „Einladung einscannen”, scannt den QR Code ein und meldet sich mit seiner Telefonnummer an.

Über die App auf dem Smartphone:

  • Klicke unten rechts auf dein Profil und auf Nutzer einladen .
  • Dein Mitarbeiter scannt nun den QR Code  mit seinem Smartphone und meldet sich anschließend mit seiner Telefonnummer an.

 Probiers gleich mal aus:

Schnappe dir deine Mitarbeiter und fangt an, gemeinsam die nächsten Projekte über MemoMeister zu strukturieren. Viel Spaß!

Schritt 6: Hast du Fragen? Wir helfen dir gerne!

Falls du Fragen oder Probleme bei der Erstellung deiner digitalen Bauakte hast, stehen wir dir gerne zu Tat und Rat zur Seite.

So geht’s:

 Das ist dein Ergebnis!

In nur 4 Schritten hast du nicht nur eine digitale Projektstruktur aufgebaut. Du kannst außerdem jederzeit und überall wichtige Informationen wie Baupläne, Formulare oder Baubehinderungen einsehen und wirst – genau wie deine Mitarbeiter – über Reklamationen, Kundenwünsche und mehr sofort informiert. Und darüber hinaus kannst du dich mit deinem Team über Arbeitsanweisungen austauschen.

Der ideale Begleiter für dein tägliches Handwerk!

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